Depuis 2024, les crèches privées doivent déclarer chaque année leurs achats alimentaires sur la plateforme ministérielle « ma cantine ». Sur le papier, l’objectif est louable : mesurer la part de produits durables et bio dans les assiettes. Sur le terrain, les gestionnaires découvrent un outil pensé pour les cuisines centrales et les cantines scolaires, et très mal adapté à la réalité d’une crèche, surtout d’une micro-crèche.

Voici ce que la plateforme demande, les difficultés concrètes qu’elle pose et ce que vous risquez si vous ne déclarez pas.

Ce que la plateforme demande

Chaque année, entre janvier et mars, il faut déclarer pour l’année précédente :

• le montant total des achats alimentaires, hors taxes ;
• le montant des achats bio ;
• le montant des achats sous signe de qualité (Label Rouge, AOP, IGP…) ;
• le nombre de couverts servis dans l’année ;
• dans la version détaillée, une ventilation par familles de produits : viandes, poissons, produits laitiers, fruits et légumes, etc.

Trois montants suffisent au minimum. Encore faut-il pouvoir les obtenir.

Difficulté n° 1 : les crèches paient en TTC et ne connaissent pas leur hors-taxe

C’est le problème le plus concret, et le moins pris en compte. Les prestations d’accueil des jeunes enfants sont en général exonérées de TVA. La crèche ne récupère donc pas la TVA sur ses achats : sa comptabilité enregistre les dépenses alimentaires TTC, et c’est ce montant qui a du sens pour elle.

La plateforme, elle, raisonne en hors taxes. Pour obtenir ce chiffre, il faut recalculer, ligne par ligne, avec des taux différents :

• 5,5 % pour la plupart des denrées ;
• 10 % pour les repas livrés par un prestataire ;
• 20 % pour certains produits (confiseries, certains chocolats…).

Sur un ticket de caisse mélangé, reconstituer un hors-taxe exact devient un exercice de comptabilité à part entière, pour un chiffre qui n’a aucune utilité dans la gestion de la crèche.

Piste pratique : appliquez une méthode simple et constante, par exemple diviser les courses alimentaires par 1,055 et les repas du prestataire par 1,10. Notez cette méthode dans un document interne pour pouvoir la justifier si on vous la demande.

Difficulté n° 2 : impossible de trier des tickets de caisse

Une grande partie des micro-crèches fait ses courses en supermarché ou en drive, pas auprès de grossistes qui éditent des factures détaillées. Or un ticket de caisse :

• abrège les libellés (« POUL. FERM. 1KG », « YAO NAT X12 ») ;
• n’indique jamais le label (bio, Label Rouge, IGP…) ;
• mélange alimentaire, hygiène et entretien.

Classer ces achats en « bio », « Label Rouge », « viande » ou « autre » suppose de se souvenir de chaque produit acheté, parfois des mois plus tard. C’est tout simplement irréaliste pour une directrice qui gère déjà l’accueil, l’équipe, les familles et la PMI.

Pistes pratiques :

• privilégiez le drive avec compte professionnel, qui fournit une facture détaillée par produit ;
• regroupez vos achats labellisés chez un ou deux fournisseurs identifiés (magasin bio, producteur) pour qu’ils apparaissent sur des factures séparées ;
• à défaut, annotez le ticket le jour même (surlignez le bio, cochez les labels) : une minute par ticket évite des heures de reconstitution en mars.

Difficulté n° 3 : des calculs approximatifs qui produisent des chiffres approximatifs

La plateforme reconnaît elle-même que le nombre de couverts est « une estimation, pas un chiffre exact ». Elle propose des coefficients, par exemple 0,2 couvert pour un goûter et 0,3 pour un petit-déjeuner. Ils ne reflètent pas vraiment la réalité d’une crèche :

• les portions d’un enfant de 10 mois et d’un enfant de 3 ans n’ont rien à voir, mais chacun compte pour un couvert ;
• les absences, les adaptations et les temps partiels rendent le nombre de repas très variable ;
• certains aliments sont fournis par les familles (laits infantiles, repas de régime, repas des bébés), ce qui fausse le rapport entre achats et repas.

Au bout du compte, on demande aux gestionnaires de produire, à partir de données approximatives, des pourcentages qui seront comparés à ceux de cuisines centrales servant des milliers de repas par jour. La précision affichée est illusoire.

Difficulté n° 4 : un temps administratif disproportionné

Une cuisine centrale dispose d’un service achats, d’un logiciel de suivi et parfois d’une personne dédiée. Une micro-crèche de 12 places, non. La télédéclaration s’ajoute à une charge administrative déjà lourde pour des structures sans personnel administratif. Pour un enjeu budgétaire qui se chiffre en quelques milliers d’euros d’achats par an, le rapport entre l’effort et l’utilité pose question.

Difficulté n° 5 : qui déclare, au juste ?

Quand les repas sont fournis par un prestataire, beaucoup de gestionnaires pensent qu’il s’en occupe. Or la plateforme est claire : « celui qui sert les repas est responsable de la télédéclaration, même s’il en délègue l’exécution ». Sans clause explicite dans le contrat, c’est à la crèche de s’assurer que la déclaration est faite. Il y a alors un risque d’oubli, ou de double déclaration.

Piste pratique : demandez à votre prestataire un relevé annuel de vos achats, ventilés selon les catégories EGalim, et prévoyez-le dans le contrat.

Et si je ne déclare pas : quelles sanctions ?

Soyons clairs : à ce jour, la loi ne prévoit aucune sanction en cas de non-déclaration, ni en cas de non-atteinte des objectifs EGalim. Le ministère l’a confirmé dans une réponse écrite à l’Assemblée nationale en 2024 : « aucun contrôle et aucune sanction ne sont prévus par la loi », que ce soit pour les taux ou pour l’inscription et la déclaration sur la plateforme. En 2025, la plateforme elle-même rappelait que la loi EGalim « n’implique ni contrôle ni sanction ».

La loi d’urgence agricole du 18 août 2026, qui modifie la télédéclaration à partir de 2027, ne crée pas non plus de sanction à notre connaissance.

Pour autant, l’obligation existe bel et bien. Ne pas déclarer, c’est :

• être en défaut vis-à-vis d’une obligation légale, ce qui peut vous être reproché si une collectivité, un financeur ou un partenaire vous demande de justifier votre conformité ;
• vous exposer si le législateur durcit le dispositif : c’est ce qui se passe souvent quand le taux de participation reste faible (21 % en 2023, 40 % en 2024) ;
• vous priver d’un argument de qualité face aux familles, alors que vous devez de toute façon les informer chaque année de vos taux de produits durables et bio.

Notre conseil : déclarez ce que vous pouvez justifier. Le format simplifié accepte des données partielles, et une déclaration imparfaite vaut mieux qu’aucune déclaration.

Ce que le secteur devrait demander

Si l’on veut que les crèches déclarent, l’outil doit s’adapter à elles :

• autoriser la saisie en TTC pour les structures non assujetties à la TVA ;
• créer un module « petite enfance » avec des coefficients adaptés à l’âge ;
• accepter une déclaration forfaitaire ou par échantillon pour les très petites structures ;
• obliger les prestataires et distributeurs à fournir un relevé EGalim annuel à leurs clients.

Les réseaux et fédérations de micro-crèches ont un rôle à jouer pour porter ces demandes auprès du ministère de l’Agriculture.

En résumé

La télédéclaration ma cantine part d’une bonne intention mais reste mal pensée pour les crèches : hors-taxe introuvable, tickets inexploitables, calculs approximatifs, charge administrative disproportionnée. Aucune sanction n’est prévue aujourd’hui. L’obligation, elle, existe. La meilleure stratégie consiste à mettre en place des habitudes simples tout au long de l’année (factures détaillées, annotation des tickets, relevé du prestataire) et à déclarer ce que l’on peut justifier, sans viser une précision impossible.

Sources : Assemblée nationale, question n° 15007 (réponse du 4 juin 2024) · Acteurs publics, la télédéclaration reste un défi (sept. 2025) · Préfecture de Loire-Atlantique, la loi EGalim et ma cantine · ma cantine, qui est responsable de la télédéclaration ? · ma cantine, bien calculer son nombre de couverts · Banque des Territoires, loi d’urgence agricole